Легостина Ольга

Легостина Ольга — специалист электронного документооборота компании «БизнесШанс».

Ключевые обязанности:

• организация и контроль движения электронных документов в системах ЭДО (в том числе с контрагентами и маркетплейсами);
• приём, проверка и обработка входящих УПД, счетов‑фактур, накладных, актов и иных первичных документов в электронном виде;
• формирование и отправка исходящих документов, контроль статусов подписания, выявление и устранение ошибок и расхождений;
• сверка данных электронных документов с учётной системой, фиксация несоответствий и координация их исправления с профильными подразделениями (бухгалтерия, продажи, снабжение);
• настройка и поддержание маршрутов согласования документов внутри компании, распределение задач по ответственным лицам;
• ведение реестра электронных документов, архивация, обеспечение сохранности и конфиденциальности данных в соответствии с регламентами компании;
• взаимодействие с операторами ЭДО, мониторинг обновлений форматов и требований, участие в тестировании обновлений и интеграции систем;
• консультирование сотрудников подразделений по работе в ЭДО: заполнение реквизитов, подписание, исправление ошибок, сроки обмена.

Профессиональные компетенции:

• уверенное владение популярными системами ЭДО (Диадок, СБИС и аналогами), понимание принципов обмена юридически значимыми документами;
• знание требований к оформлению первичных документов (УПД, ТОРГ‑12, акты, счета‑фактуры) и правил электронного подписания (КЭП, МЧД);
• навыки работы в учётных и CRM‑системах, понимание логики синхронизации данных между системами;
• понимание нормативных требований по хранению и защите электронных документов, сроков хранения и порядка предоставления в контролирующие органы;
• умение выявлять типовые ошибки в документах и выстраивать процессы, снижающие их количество.

Личные качества: высокая внимательность и скрупулёзность при работе с реквизитами и суммами, ответственность за соблюдение сроков и регламентов, системность в организации данных, спокойствие и терпение при разборе спорных ситуаций, готовность помогать коллегам и объяснять сложные моменты простыми словами.